Leadopvolging anno 2025: Efficiënter, effectiever en met meer resultaat!

Bij de Ligier Store Doesburg staan we niet stil. Vanaf 1 januari stappen wij over op een compleet nieuwe aanpak voor het opvolgen van online leads. Wat maakt deze verandering zo bijzonder? Met één verkoper minder (50% minder capaciteit) gaan wij meer leads opvolgen en meer verkopen. Dit klinkt als een uitdaging, wij zien het als een kans.

Hoe gaan we dit bereiken bij de Ligier Store Doesburg – Experience Center ? In een reeks artikelen zal ik onze aanpak en strategie stap voor stap toelichten. Denk aan stukken over slimme automatisering, het inzetten van de juiste tools en het optimaliseren van de klantreis. Vandaag geef ik alvast een overzicht van de hoofdlijnen; in de volgende artikelen duik ik in de details.

Lead Management System – Walcu AI

De basis voor onze nieuwe manier van werken is ons Lead Management System: Walcu CRM. Dit systeem is ontwikkeld door en voor het onafhankelijke autobedrijf. Met het system kunnen we met alle leads bellen, whatsappen en mailen, waarbij alle communicatie zichtbaar blijft in datzelfde LMS voor een perfecte 360-graden klantweergave. Door de toepassing van ChatGPT in Walcu kunnen wij veel zaken automatiseren en personaliseren op lead- en klant niveau.

Calldrip

Uiteraard gebruiken wij Calldrip om binnen een minuut alle online leads met een telefoonnummer tijdens openingstijden op te volgen. Calldrip AI analyseert de gesprekken direct en plant vervolgacties in combinatue met Walcu. Ook gebruiken wij Calldrip AI om alle leads van Marktplaats door onze virtuele assistent Alice te laten volgen, zodat de verkoper alleen met gekwalificeerde leads aan de slag gaat!

Autochat

Wij zetten ook AutoChat in, een AI-chattool speciaal ontwikkeld voor de automotive. Autochat ondersteunt zowel lead creatie als het direct verstrekken van informatie via Autochat Pro voor onze eigen medewerkers. Daarnaast maken wij straks gebruik van de whatsapp Autochat integratie welke weer samenwerkt met Walcu.

Carmen Automotive BDC

Om 100% telefonisch bereikbaar te zijn, wil ik dat de telefoon altijd wordt opgenomen. Omdat wij met een klein team werken en geen kans willen missen, gebruiken wij CARMEN Automotive BDC als achtervang. Calldrip  zorgt ervoor dat alle calls die niet via de verkoopkanalen binnenkomen direct naar Carmen gaan. Daarmee kan Duncan zich focussen op de sales calls en wanneer die tijd heeft de andere terugbelverzoeken behandelen die via Carmen binnenkomen.

Hoe gaat het werken? Korte uitleg

Het is zaak om onze verkoper, Duncan, alleen leads te geven waarmee hij de grootste kans heeft om een dialoog aan te gaan en een vervolgafspraak te verkopen. Dit zijn nieuwe leads en leads die reageren. Een reactie kan bestaan uit het opnemen van de telefoon, het beantwoorden van onze WhatsApp of het beantwoorden van onze e-mail. Zodra dat gebeurt, moet Duncan paraat zijn. Hij hoeft niet langer de derde, vierde of vijfde keer te bellen, mailen of appen. Dit gebeurt automatisch, hij moet alleen direct reageren wanneer de klant dus actief is!

Werking

• De lead komt binnen in Walcu en Calldrip wordt direct geactiveerd. Duncan belt, maar de klant neemt niet op. Calldrip AI registreert dit en zet automatisch met Walcu en Calldrip een nieuwe call op na vier minuten. Duncan hoeft in dit geval niets te doen.
• Op hetzelfde moment stuurt Walcu een WhatsApp-template en een e-mail naar de klant. Reageert de klant, bijvoorbeeld via WhatsApp, dan is dat het primaire communicatiekanaal en stopt het bellen.
• Als de tweede belpoging resulteert in een voicemail, dan registreert Calldrip AI dat en wordt de lead teruggeven aan Walcu, die daarna automatisch de lead op Carmen zet. Voor Duncan is het dan even klaar. Vervolgens belt Carmen via Calldrip de klant. In totaal worden er vier pogingen gedaan in drie dagen door Carmen.
• In die drie dagen stuurt Walcu drie opeenvolgende WhatsApp-templates en elke dag een door AI gegenereerde e-mail. Reageert de klant, dan is dat direct een alert voor Duncan om de lead op te volgen.
• Als Carmen belt via Calldrip en bij het vierde contact een dialoog met de klant krijgt, dan zal Calldrip AI dit registreren en de vervolgacties automatisch in Walcu zetten en bijvoorbeeld de afspraak bevestiging mailen of Whatsappen. Duncan wordt geïnformeerd over de afspraak. Carmen hoeft dit niet in Walcu te rapporteren, dit wordt allemaal automatisch gecreëerd door Calldrip AI in combinatie met Walcu AI en automatiseringen.
• Reageert de klant niet op de vier WhatsApp-berichten en zes (2x Duncan en 4x Carmen) telefoontjes, dan komt de lead automatisch in de ‘farmer-status’. De klant ontvangt dan gedurende zes maanden periodiek opvolging via Walcu AI, totdat de klant reageert, of ‘stop’ zegt.

Conclusie

Uiteindelijk maken wij het zo dat alle heavy lifting van de leadopvolging automatisch wordt gedaan, zoals Chat GPT in Walcu, WhatsApp-berichten via Autochat en de telefonisch opvolging door Carmen. Zo hebben we een leadopvolgingsproces waarbij Autochat, Walcu, Calldrip en Carmen perfect samenwerken door middel van AI en krijgt Duncan de best mogelijke kans om efficiënter meer gesprekken en uiteindelijk meer verkopen te realiseren!